Was ist ein CRM-System? Und warum reicht es im Mittelstand nicht aus?

Ein CRM funktioniert für ein Unternehmen auf drei verschiedene Arten:

Als Technologie optimiert es die Interaktionen zwischen der Firma und den Nutzern, Kunden, Lieferanten sowie Sonstigen. Es vereinfacht die täglichen Arbeitsprozesse und gewährleistet auf diese Weise eine drastische Steigerung der Produktivität. Zudem unterstützt es bei der Erfassung und Analyse von Kundendaten und ermöglicht eine schnelle Berichterstattung. Dies ist die Kombination aus klassischem CRM und Funktionen der Marketing Automation.

Das CRM als Strategie beschreibt die bewusste Gestaltung von Beziehungen zwischen einem Unternehmen und zum Beispiel einem Kunden oder Partner. Die Kontaktaufnahme verläuft nicht zufällig und unvorbereitet, sondern tritt geplant und organisiert auf. Das erzeugt ein professionelleres Auftreten nach Außen und überzeugt die Kontakte mit einer höheren Erfolgschance durch perfektes Lead-Management.

Viele Unternehmen profitieren von einem CRM als Prozess. Hier geht es um feste und strukturierte Abläufe, die hohe Erfolge bei der Leadgenerierung erzielen. Nach dem Erstkontakt zeigt der potenzielle Kunde Interesse. Doch nun müssen Sie ihn von Ihren Produkten oder Dienstleistungen überzeugen. Mit einem gut durchdachten Vorgehen sichern Sie sich ein echtes Kaufinteresse und gewinnen den Interessenten als festen Kunden.

Auch bei der Kommunikation mit Lieferanten und Partnern bringt ein CRM-System viele Vorteile mit sich. Sie haben die Möglichkeit, Meetings präzise zu planen und im Nachhinein den Verlauf zu verfolgen. So lassen sich auch getätigte Anfragen erfassen und nützliche Notizen dokumentieren. Für weitere Gespräche planen Sie durch einen einfachen Zugriff auf Ihre Tagesplanung mit nur wenigen Klicks Folgetermine. Mithilfe der Berichtsfunktion vergleichen Sie zum Beispiel problemlos die Effizienz der Lieferanten, um effektiver Umsätze zu generieren. Auf diese Weise können Sie eine Beziehung gezielter gestalten und den nächsten Schritten immer voraus sein.

Auch das Personalteam profitiert durch ein CRM von nützlichen Funktionen. Sie können den Onboarding-Prozess ganz einfach beschleunigen und das Kandidatenmanagement automatisieren. So arbeitet Ihr Team effizienter und erzielt mehr erfolgreiche Abschlüsse. Mit wenig Aufwand analysieren Sie vorab den Ressourcenbedarf und ermitteln eventuelle Qualifizierungslücken. Nach der Anstellung verfolgen Sie die Personalbindungsziele, indem Sie die Leistung der neuen Mitarbeiter beobachten.

Die gängigste Verwendung dieses Systems ist als „Sales-CRM“. Es beschreibt im Grunde immer ein IT-gestütztes System zur Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Auswertung kundenbezogener Daten. Zudem ermöglicht es Ihnen eine Automatisierung zahlreicher Prozesse. Dadurch erledigen Sie und Ihr Team anfallende Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch einfacher. Tägliche Arbeiten und Prozesse laufen größtenteils automatisch ab, was die Effizienz enorm steigert. Neben den anderen Teams, profitieren die Bereiche Vertrieb, Marketing und Kundenservice am meisten von einem CRM-System.

Große Unternehmen mit eigenem CRM- oder ERP-System verwenden spezialisierte CRM-Systeme auch als sogenanntes „Pre-CRM“. Hierbei profitieren Abteilungen wie z.B. Vertrieb und Marketing von Funktionen und Abläufen, die effizienter als bei den bestehenden Systemen sind oder dort nicht angeboten werden. Oft konzentriert sich das Unternehmen dann nur auf die Features des Pre-CRM, die einen Mehrwert bieten und das bzw. die vorhandenen Systeme um hilfreiche Funktionen ergänzen, um zum Beispiel alte Karteileichen zu analysieren und automatisch zu entfernen.

Auch lässt ein ergänzendes System als reines „Akquise-Tool“ verwenden. Mit entsprechenden Schnittstellen greift das neue CRM auf die vorhandene Datenbank zu und arbeitet mit dessen Kundendaten. Diese filtert das System entsprechend der Vorgaben des Anwenders und gibt bspw. nur potenzielle Neukunden aus. Mit den neuen Funktionen können Sie oder Ihr Team direkt mit der Kaltakquise starten und feste Neukunden generieren.

Mittelständische Unternehmen, die bereits ein CRM oder Excel nutzen, setzen acquibee als Vertriebssoftware für planbares Neugeschäft ein. acquibee ersetzt die Neuanschaffung eines teuren CRM-Systems oder ergänzt das bestehende um Struktur und Verbindlichkeit im Vertrieb. Ohne Migration, ohne IT-Projekt.

Die unterschiedlichsten Branchen wenden CRM-Systeme an. In einem Callcenter zum Beispiel ermöglicht es dem Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks, neue Fälle anzulegen. Die Informationen aus bereits offenen Fällen erreichen ihn genauso schnell. Das steigert die Servicequalitäten enorm. Ein Mitarbeiter einer Versicherungsgesellschaft greift problemlos von unterwegs aus auf wichtige Kundendaten zu. So kann er sich auf jedes Kundengespräch ideal vorbereiten und mit Details punkten. Es bietet ihm die Rundumansicht eines Kunden, um auf jede Frage oder jedes Problem vorbereitet zu sein.

Die Arbeit im Bereich der Zeitarbeit kann sehr verwaltungsaufwendig sein. Ohne eine gute Struktur und Sortierung der Daten gehen schnell wichtige Informationen verloren. Mithilfe eines CRM-Systems passiert das nicht. Alle Dokumente, Verträge oder Sicherheitshinweise für einen neuen Mitarbeiter liegen sauber sortiert im System bereit. Vom Onboarding über die Vermittlung bis zu den Gehaltszahlungen – alle Aufgaben finden in einem System statt. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, in Sekundenschnelle auf wichtige Informationen zuzugreifen und diese zu verwalten.

Für einen Verlag zählt die korrekte Verwaltung von Kundendaten und Dokumenten zu den wichtigsten Aufgaben. Meldet sich ein neuer Autor mit seinem Werk, können Sie problemlos einen neuen Eintrag in der Datenbank für ihn einrichten. Mitgebrachte Dokumente fügen Sie dem angelegten Profil einfach hinzu. Eine nachträgliche Bearbeitung eines Skriptes zum Beispiel stellt kein Problem dar, da Sie die Daten immer einem Profil zuordnen können.

Ein gutes CRM-System unterstützt eine Vielzahl an Mitarbeitern in ihren verschiedenen Bereichen. So profitieren Telefonisten oder Vertriebsmitarbeiter bei der Kaltakquise oder Telefonakquise von zahlreichen Funktionen. Mithilfe dieses Systems können Sie Kundengespräche optimal vorbereiten und neue Kunden mit wenigen Klicks anlegen. Sie haben immer die Möglichkeit, schnell auf die Daten zuzugreifen, auch wenn sie gerade unterwegs sind. Dadurch erhöhen sich Ihre Erfolgschancen, was Ihnen deutlich mehr Umsatz bringt.Auch die Tätigkeiten Tele-Marketing, Newsletter-Marketing und Marketing-Automation fallen dem Marketing-Team mit entsprechenden Tools leichter. So können die Marketing-Mitarbeiter zum Beispiel einen automatisierten Newsletter-Versand starten. Wichtige News oder Angebote kommen auf diesem Weg regelmäßig bei potenziellen Interessenten an. Auch andere Bereiche wie das Social-Media-Marketing kann das Team automatisch mit Content versorgen. Vereinfachen Sie mit einem CRM-System ganzheitlich die Prozesse und Strukturen in Ihrem Unternehmen.